Bewerbung über ein ATS: So wird Ihr Lebenslauf richtig erkannt

Was ist ein ATS und warum ist es für Bewerber wichtig?

ATS steht für Applicant Tracking System. Unternehmen nutzen solche Bewerbermanagementsysteme, um Bewerbungen digital zu erfassen, zu verwalten und teilweise nach bestimmten Kriterien zu analysieren.

Ein ATS kann beispielsweise folgende Informationen aus einem Lebenslauf erfassen:

• Berufserfahrung
• Arbeitgeber und Berufsbezeichnungen
• Ausbildung und Weiterbildungen
• Fach- und Softwarekenntnisse
• Sprachkenntnisse
• Zertifikate
• weitere relevante Schlüsselbegriffe

Für Bewerber bedeutet das: Nicht nur der Inhalt, sondern auch die Darstellung des Lebenslaufs kann eine Rolle spielen.

Wie muss ein Lebenslauf für ein ATS aussehen?

Die wichtigste Grundregel lautet: Machen Sie es dem System möglichst einfach.

Ein ATS muss Ihren Lebenslauf nicht optisch bewerten. Es muss die enthaltenen Informationen erkennen und richtig zuordnen können. Eine klare und übersichtliche Struktur ist deshalb meist besser als ein stark grafisch gestalteter Lebenslauf.

Verwenden Sie klare Überschriften

Gliedern Sie Ihren Lebenslauf mit eindeutigen Bezeichnungen wie:

• Berufserfahrung
• Ausbildung
• Weiterbildungen
• Fachkenntnisse
• Sprachkenntnisse
• IT-Kenntnisse
• Zertifikate

Kreative Überschriften wie „Meine Reise“ oder „Was ich mitbringe“ können für Menschen verständlich sein, sind für ein automatisiertes System aber möglicherweise weniger eindeutig.

Vermeiden Sie komplizierte Layouts

Ein professioneller Lebenslauf darf modern aussehen. Vermeiden Sie jedoch unnötig komplexe Gestaltungselemente, die das Auslesen erschweren können:

• komplizierte mehrspaltige Layouts
• Textfelder
• wichtige Informationen in Kopf- oder Fusszeilen
• Text innerhalb von Bildern
• grafische Symbole anstelle von Text
• aufwendige Tabellen
• Fortschrittsbalken für Kenntnisse
• ungewöhnliche Schriftarten

Nicht jedes ATS hat mit diesen Elementen automatisch Probleme. Eine einfache Struktur reduziert jedoch das Risiko von Auslesefehlern.

Stellen Sie Ihre Berufserfahrung eindeutig dar

Ihre beruflichen Stationen sollten möglichst klar aufgebaut sein.

Projektleiter ITMuster AG, ZürichJanuar 2022 – heute

• Leitung von IT-Projekten mit bis zu 15 Mitarbeitenden
• Verantwortung für Budgets bis CHF 1,5 Mio.
• Einsatz agiler Projektmanagement-Methoden
• Zusammenarbeit mit internationalen Teams

So lassen sich Position, Arbeitgeber, Zeitraum und Tätigkeiten eindeutig erkennen.

Uneinheitliche oder stark grafische Darstellungen können dagegen die automatische Zuordnung erschweren.

Verwenden Sie relevante Keywords aus der Stellenanzeige

Einer der wichtigsten Punkte bei einer ATS-Bewerbung sind relevante Keywords.

Lesen Sie die Stellenanzeige deshalb genau und achten Sie insbesondere auf:

• Berufsbezeichnungen
• Fachkenntnisse
• Software und Tools
• Methoden
• Zertifizierungen
• Branchenkenntnisse
• Sprachkenntnisse
• Führungsverantwortung

Wenn in der Stellenanzeige beispielsweise Projektmanagement, SAP, Budgetverantwortung und Scrum verlangt werden und Sie diese Kenntnisse tatsächlich besitzen, sollten diese Begriffe auch in Ihrem Lebenslauf vorkommen.

Aber: Es geht nicht darum, möglichst viele Begriffe aus der Stellenanzeige einzubauen. Verwenden Sie Keywords dort, wo sie zu Ihrer tatsächlichen Erfahrung passen.

Besser: Leitung mehrerer IT-Projekte mit Einsatz agiler Methoden und Scrum. Verantwortung für Projektbudgets bis CHF 1,5 Mio. sowie die Koordination interner und externer Projektteams.

So werden relevante Keywords mit konkreter Erfahrung verbunden.

Verwenden Sie eindeutige Berufsbezeichnungen

Auch die genaue Bezeichnung einer Funktion kann für die Zuordnung relevant sein.

Wenn Sie beispielsweise als „Leiter Kundenbetreuung“ gearbeitet haben und sich auf eine Stelle als „Customer Service Manager“ bewerben, können Sie – sofern fachlich zutreffend – beide Bezeichnungen verwenden:

Leiter Kundenbetreuung / Customer Service Manager

So wird sowohl Ihre bisherige Funktion als auch die Bezeichnung der Zielposition berücksichtigt.

Schreiben Sie Abkürzungen möglichst aus

Bei Fachbegriffen kann es sinnvoll sein, zunächst die vollständige Bezeichnung und anschliessend die Abkürzung zu verwenden.

Beispielsweise:

• Customer Relationship Management (CRM)
• Key Performance Indicators (KPIs)

Damit sind beide Schreibweisen im Lebenslauf enthalten.

Wichtige Informationen nicht als Bild darstellen

Ein ATS kann Text aus Bildern möglicherweise nicht oder nicht zuverlässig erfassen.

Berufsbezeichnungen, Qualifikationen, Fachkenntnisse oder Kontaktdaten sollten deshalb immer als normaler Text vorliegen.

Das gilt beispielsweise auch für grafische Darstellungen von Sprach- oder Softwarekenntnissen.

Statt eines Balkens mit „Excel 90 %“ ist eine klare Textangabe besser: Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Excel.

Achten Sie auf das Dateiformat

Wenn das Unternehmen ein bestimmtes Dateiformat verlangt, sollten Sie dieses verwenden.

Bei einem PDF sollte der Text maschinenlesbar sein und nicht nur als eingescanntes Bild vorliegen.

Ein einfacher Test: Markieren Sie Text in Ihrem PDF und kopieren Sie ihn. Wenn das problemlos funktioniert, ist das ein gutes Zeichen.

Passen Sie Ihren Lebenslauf an die Stelle an

Verwenden Sie nicht für jede Bewerbung exakt denselben Lebenslauf.

Ihr beruflicher Werdegang bleibt natürlich gleich. Die Gewichtung Ihrer Erfahrungen kann sich aber je nach Stelle unterscheiden.

Bei einer Projektleiterstelle sollten beispielsweise Projektleitung, Budgetverantwortung und relevante Methoden gut sichtbar sein. Bei einer Vertriebsposition sind dagegen Kundenbetreuung, Verkaufserfolge und CRM-Erfahrung wichtiger.

Passen Sie deshalb Ihren Lebenslauf an die konkrete Stelle an und übernehmen Sie relevante Begriffe aus der Ausschreibung, sofern sie zu Ihrem Profil passen.

Diese Fehler sollten Sie bei einer ATS-Bewerbung vermeiden

• Zu viele grafische Elemente
• Wichtige Informationen nur in Bildern oder Grafiken
• Unklare oder kreative Überschriften
• Komplexe Layouts
• Uneinheitliche Datumsangaben
• Keyword-Stuffing (massloser Gebrauch von Keywords)
• Versteckte Keywords in weisser oder winziger Schrift
• Einen identischen Lebenslauf für jede Bewerbung
• Angaben, die nicht der tatsächlichen Qualifikation entsprechen

Insbesondere das Verstecken von Keywords ist keine sinnvolle Strategie. Ziel sollte nicht sein, ein ATS auszutricksen, sondern die eigenen Qualifikationen klar darzustellen.

Kann ein ATS einen guten Bewerber aussortieren?

Automatisierte Bewerbungsprozesse können Bewerbungen nach bestimmten Kriterien priorisieren oder filtern. Dabei ist es grundsätzlich möglich, dass nicht alle Aspekte eines Bewerbers vollständig berücksichtigt werden.

Ein ATS-freundlicher Lebenslauf sollte deshalb nicht als Trick verstanden werden. Das Ziel ist vielmehr, die eigenen Qualifikationen klar, strukturiert und relevant darzustellen.

Ein ATS kann beispielsweise erkennen, dass Sie über fünf Jahre Projektmanagement-Erfahrung verfügen. Ob diese Erfahrung tatsächlich gut zur ausgeschriebenen Stelle passt, muss letztlich ein Mensch beurteilen.

ATS-Bewerbung: Die Checkliste für Ihren Lebenslauf

Vor dem Absenden Ihrer Bewerbung sollten Sie prüfen:

• Ist mein Lebenslauf klar strukturiert?
• Sind die wichtigsten Informationen als normaler Text vorhanden?
• Verwende ich eindeutige Überschriften?
• Sind Position, Arbeitgeber und Beschäftigungszeitraum klar erkennbar?
• Enthält mein Lebenslauf relevante Begriffe aus der Stellenanzeige?
• Sind wichtige Informationen nicht nur grafisch dargestellt?
• Ist das Dokument im geforderten Dateiformat gespeichert?
• Habe ich meinen Lebenslauf auf die konkrete Stelle angepasst?

Fazit: Klarheit ist wichtiger als ausgefallenes Design

Eine Bewerbung für ein ATS zu optimieren bedeutet nicht, einen Lebenslauf für eine Maschine zu schreiben.

Entscheidend sind ein klarer Aufbau, relevante Keywords, eindeutige Berufsbezeichnungen und eine gute Lesbarkeit. Vermeiden Sie unnötig komplizierte Gestaltung und passen Sie Ihren Lebenslauf an die konkrete Stelle an.

Der wichtigste Grundsatz lautet: Was für ein ATS leicht zu erkennen ist, ist meistens auch für einen Menschen leicht zu verstehen.

Ein übersichtlicher und auf die Stelle zugeschnittener Lebenslauf ist deshalb nicht nur ATS-freundlich, sondern grundsätzlich eine gute Bewerbung.

Häufige Fragen zur ATS-Bewerbung

Was ist eine ATS-Bewerbung?

Eine ATS-Bewerbung wird über ein digitales Bewerbermanagementsystem verarbeitet. Das System kann Bewerbungen erfassen und Informationen aus Lebenslauf und weiteren Dokumenten auslesen.

Wie sollte ein Lebenslauf für ein ATS aufgebaut sein?

Der Lebenslauf sollte klar strukturiert, gut lesbar und möglichst einfach aufgebaut sein. Eindeutige Überschriften und klar erkennbare Angaben zu Berufserfahrung, Ausbildung und Qualifikationen erleichtern die automatische Verarbeitung.

Sind Spalten im Lebenslauf für ATS problematisch?

Nicht jedes ATS hat Probleme mit Spalten. Komplexe mehrspaltige Layouts können die automatische Auslesung jedoch erschweren. Eine einfache Struktur ist deshalb die sicherere Variante.

Welche Keywords sollte ich verwenden?

Verwenden Sie relevante Begriffe aus der konkreten Stellenanzeige, beispielsweise Fachkenntnisse, Software, Methoden, Zertifizierungen oder Berufsbezeichnungen. Diese sollten immer tatsächlich zu Ihrer Erfahrung passen.

Sollte ich meinen Lebenslauf für jede Bewerbung anpassen?

Ja. Besonders die Gewichtung Ihrer Erfahrungen und die verwendeten Fachbegriffe sollten zur jeweiligen Stelle passen.

Kann KI meinen Lebenslauf für ein ATS optimieren?

Ja. KI kann beispielsweise Stellenanzeigen analysieren, relevante Keywords identifizieren und Formulierungen verbessern. Die Angaben im Lebenslauf sollten jedoch immer wahrheitsgemäss sein und von Ihnen überprüft werden.

Muss ein ATS-freundlicher Lebenslauf langweilig aussehen?

Nein. Ein ATS-freundlicher Lebenslauf kann durchaus modern und professionell gestaltet sein. Die Gestaltung sollte jedoch die Inhalte nicht verstecken oder die automatische Auslesung unnötig erschweren.