Signatur: Diese rechtlichen Vorgaben gelten bei E-Mails nach Deutschland
Veröffentlicht am 11.05.2018
Was sollten Sie bei der E-Mail-Signatur beachten?
Description Tag: Im Schweizer Geschäftsverkehr ist die E-Mail-Signatur eher eine Frage des individuellen Geschmacks. Hier kann jeder Angaben wie Name, Adresse, Grussformel oder Geschäftssitz machen – muss er aber nicht. Wer jedoch E-Mails nach Deutschland versendet, hat strenge Richtlinien zu beachten. Ansonsten drohen Bussgelder. Lesen Sie hier!
Die E-Mail ist weltweit das Kommunikationsmittel Nummer eins im Geschäftsverkehr. In der Regel sind diese stets ähnlich aufgebaut: Empfänger, Betreff, Begrüßung, Inhalt, Grussformel, Signatur. Prinzipiell ist die Gestaltung einer E-Mail aber jedem Nutzer freigestellt. Nicht so in Deutschland: Bei dem nördlichen Nachbarn der Schweiz gibt es hinsichtlich der Signatur strenge Vorgaben. Wer diese nicht berücksichtigt, riskiert Bussgelder in Höhe von 1.000 bis 5.000 Euro. Worauf also sollten Sie bei Ihrer Signatur achten?
– von Content-Service by co2-kommunikation.ch –
Die Signatur in einer E-Mail dient dem Zweck, dass der Inhalt einem Absender zugeordnet werden kann. Gerade in geschäftlichen Konversationen ist es deshalb üblich, neben dem Vor- und Nachnamen auch weitere Angaben wie jene zur Firma zu machen. Manchmal werden auch Werbesprüche oder Hinweise auf eine anstehende Abwesenheit, zum Beispiel aufgrund von Ferien, angehängt. Ebenso zu finden sind häufig Berufsfunktionen oder weitere Kontaktdaten wie die Telefonnummer des Absenders. Wer in der Schweiz geschäftliche E-Mails versendet, kann sich also an diesem Muster orientieren, muss er aber nicht. Es gibt hierzulande keine gesetzlichen Pflichtangaben. Anders ist das im Nachbarland Deutschland. Hier gelten gesetzliche Vorschriften für den Schriftverkehr im Geschäftsleben – und das Verhängen von Strafen wie Bussgeldern ist auch über Ländergrenzen hinweg möglich. Betroffen können also auch Schweizer Absender sein. Wie sehen diese gesetzlichen Vorschriften aus?
Rechtliche Vorschriften für den Schriftverkehr mit Deutschland
Ähnlich der Impressumspflicht muss also auch eine E-Mail in Deutschland eindeutig einem Absender zuordenbar sein. Einzelunternehmer riskieren ansonsten ein Bussgeld in Höhe von 1.000 Euro. Für grössere Unternehmen sind sogar bis zu 5.000 Euro möglich, wenn die Signatur trotz Abmahnung nicht angepasst wird. Während private E-Mails immer noch frei gestaltet werden können, müssen geschäftliche Konversationen in der Signatur folgende
Angaben enthalten:
Neben all diesen Pflichtangaben, darf die Telefon- oder Faxnummer hingegen verschwiegen werden. Der Gedanke scheint klar: Ein Absender muss bei geschäftlichen Kontakten eindeutig identifizierbar und damit auch auffindbar sein, falls Rechtsverstösse geahndet werden müssen. Prinzipiell handelt es sich also um ein sinnvolles Modell, welches Firmen in ihrem Schriftverkehr rechtlich absichert. Leider wissen aber viele ausländische Betriebe nicht um diese besonderen Vorschriften und tappen daher in die Bussgeld-Falle.
Die Signatur in einer E-Mail dient dem Zweck, dass der Inhalt einem Absender zugeordnet werden kann. Gerade in geschäftlichen Konversationen ist es deshalb üblich, neben dem Vor- und Nachnamen auch weitere Angaben wie jene zur Firma zu machen. Manchmal werden auch Werbesprüche oder Hinweise auf eine anstehende Abwesenheit, zum Beispiel aufgrund von Ferien, angehängt. Ebenso zu finden sind häufig Berufsfunktionen oder weitere Kontaktdaten wie die Telefonnummer des Absenders. Wer in der Schweiz geschäftliche E-Mails versendet, kann sich also an diesem Muster orientieren, muss er aber nicht. Es gibt hierzulande keine gesetzlichen Pflichtangaben. Anders ist das im Nachbarland Deutschland. Hier gelten gesetzliche Vorschriften für den Schriftverkehr im Geschäftsleben – und das Verhängen von Strafen wie Bussgeldern ist auch über Ländergrenzen hinweg möglich. Betroffen können also auch Schweizer Absender sein. Wie sehen diese gesetzlichen Vorschriften aus?
Rechtliche Vorschriften für den Schriftverkehr mit Deutschland
Ähnlich der Impressumspflicht muss also auch eine E-Mail in Deutschland eindeutig einem Absender zuordenbar sein. Einzelunternehmer riskieren ansonsten ein Bussgeld in Höhe von 1.000 Euro. Für grössere Unternehmen sind sogar bis zu 5.000 Euro möglich, wenn die Signatur trotz Abmahnung nicht angepasst wird. Während private E-Mails immer noch frei gestaltet werden können, müssen geschäftliche Konversationen in der Signatur folgende
Angaben enthalten:
- Vollständige Kontaktdaten inklusive Vor- und Nachname, damit der Absender vom Empfänger identifiziert werden kann.
- Name der Firma inklusive Rechtsform – so also, wie er in der Registereintragung steht.
- Geschäftliche Adresse, sprich die Anschrift des Firmensitzes, wie er im Handelsregister gefunden werden kann – wenn eine entsprechende Eintragung vorhanden ist.
- Gibt es einen solchen Handelsregistereintrag, müssen wie im Impressum einer Webseite auch die Registernummer sowie das Registergericht genannt werden.
- Bei den Rechtsformen der GmbH und AG müssen hingegen der vertretungsberechtigte Geschäftsführer, der Vorstandsvorsitzende, dessen Vertreter sowie der Aufsichtsratsvorsitzende namentlich aufgeführt werden.
Neben all diesen Pflichtangaben, darf die Telefon- oder Faxnummer hingegen verschwiegen werden. Der Gedanke scheint klar: Ein Absender muss bei geschäftlichen Kontakten eindeutig identifizierbar und damit auch auffindbar sein, falls Rechtsverstösse geahndet werden müssen. Prinzipiell handelt es sich also um ein sinnvolles Modell, welches Firmen in ihrem Schriftverkehr rechtlich absichert. Leider wissen aber viele ausländische Betriebe nicht um diese besonderen Vorschriften und tappen daher in die Bussgeld-Falle.
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