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Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können!

Veröffentlicht am 30.03.2024
Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können!
Meetings werden entweder als tolle Möglichkeit für Kollaboration und Ideenfindung, oder aber als nötiges Übel im Geschäftsleben angesehen. Da stellt sich die Frage, wie viele von ihnen wirklich produktiv sind und wie sie effizienter gestaltet werden können.
von Emilia Sommerau, Redaktorin im Bereich Commercial Publishing bei Somedia Promotion

Ein allgegenwärtiges Element des modernen Geschäftslebens sind Meetings. Sie stehen auf unseren Kalendern – oft in regelmässigen Abständen – und beanspruchen unsere Zeit und Aufmerksamkeit. Laut einer Studie von Bain & Company aus dem Jahr 2014 verbringen Führungskräfte in mittelgrossen Unternehmen bis zu 35 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings – ob aber auch alle produktiv und effizient sind, ist unklar. Die Aussage «Dieses Meeting hätte doch wohl auch eine E-Mail sein können» fällt im Kontext von Gesprächen rund um das Thema Meeting-Kultur immer öfter. Die Auswirkungen von ‘unnötigen Meetings’ können gravierend sein: Wenn diese ineffektiv sind, können sie nicht nur Zeit verschwenden, sondern auch die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter beeinträchtigen.

Meetings als strategische Geschäftschance
Doch statt Meetings als unvermeidlichen Zeitfresser hinzunehmen, sollten wir sie als strategische Geschäftschance betrachten. Effektive Meetings, so eine Studie der Boston Consulting Group, können nicht nur Probleme lösen und bei der Entscheidungsfindung helfen, sondern auch Teamarbeit fördern, Kreativität anregen und Innovation vorantreiben. Ein gut geführtes Meeting kann zudem das Engagement der Mitarbeitenden steigern und sogar die Zufriedenheit am Arbeitsplatz merklich verbessern. Die Frage ist nur: Wie sehen effektive und zielführende Meetings aus?

Das Ziel im Auge behalten
Jedes Meeting sollte ein klar definiertes Ziel haben. Bevor man das Meeting plant, sollte man sich fragen: Was möchten wir erreichen? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden? Diese klare Zielsetzung hilft, die Agenda zu gestalten und die Diskussion fokussiert zu halten. Zusätzlich ist es ratsam, auch Zeitlimits für jedes Agenda-Item festzulegen, um den Ablauf zu strukturieren und die Teilnehmer bei der Sache zu halten.

Diese Agenda sollte von der Organisatorin oder dem Organisator des Meetings mit den Teilnehmenden geteilt werden. Diese überprüfen die Punkte auf der Liste, bereiten benötigte Materialien vor und informieren sich über relevante Themen. Das A und O eines erfolgreichen Meetings ist es, mit klaren Erwartungen und vorbereitet erscheinen zu können. Es kann zudem hilfreich sein, wenn vor dem Meeting kurze Hintergrundinformationen oder Lesematerialien bereitgestellt werden, vor allem dann, wenn nicht alle Teilnehmenden auf demselben Wissensstand sind.

Weniger ist mehr
Ein effektives Meeting erfordert nicht immer eine grosse Anzahl von Teilnehmerinnen und Teilnehmern. An Meetings sollten immer nur die Personen anwesend sein, die auch tatsächlich anwesend sein müssen, um das Ziel des jeweiligen Meetings zu erreichen. Diese Begrenzung der Teilnehmerzahl reduziert die Komplexität und fördert eine engagierte Teilnahme aller. Falls es nötig und sinnvoll sein sollte, kann man eine Expertin oder einen Experten, die einen spezifischen Beitrag zum Meeting leisten können, einladen.

Alles eine Frage der Zeit
Ein entscheidender Aspekt effektiver Meetings ist das Zeitmanagement. Meetings sollten immer pünktlich starten und enden. Ein weit verbreitetes Phänomen ist jedoch, dass viele Teilnehmende den Startzeitpunkt eines Meetings eher als eine Gelegenheit betrachten, um sich erst auf den Weg zum Besprechungsraum zu machen, anstatt sich im Vorfeld mental und organisatorisch auf das Meeting vorzubereiten. Diese Haltung kann die Effektivität erheblich beeinträchtigen, da die ersten Minuten deshalb oft damit verbracht werden, sich zu sammeln und einzufinden. Ein bewusstes Umdenken und die rechtzeitige Vorbereitung können dazu beitragen, die wertvolle Zeit aller Teilnehmenden effizient zu nutzen. Es kann hilfreich sein, klare Zeitlimits für Diskussionen und Entscheidungsfindungen festzulegen. Zusätzlich kann die Verwendung eines Timers oder eine Uhr im Meetingraum dazu beitragen, die Zeit im Blick zu behalten.

Effektive Meetings erfordern Disziplin, Vorbereitung und Engagement von allen Beteiligten. Indem wir Meetings nicht nur als obligatorische Termine betrachten, sondern als Gelegenheit, gemeinsam an wichtigen Aufgaben zu arbeiten, können wir Zeitverschwendung reduzieren und unsere geschäftlichen Ziele effizienter erreichen. Es ist an der Zeit, Meetings nicht einfach hinzunehmen, sondern sie aktiv zu gestalten und zu nutzen, um den gemeinsamen Erfolg zu steigern.

Bild: 123rf