Die tägliche Mail-Flut kann belastend sein – wie soll man sie bewältigen?
Veröffentlicht am 26.06.2017
Weil es Arbeitskollegen und Geschäftspartner mit der «cc»-Funktion oftmals übertreiben, erhalten viele Berufstätige täglich Hunderte von E-Mails. Um ja nichts zu verpassen, checken diese darum ständig ihr Postfach. Eine zeitaufwendige und stressige Sache. Doch es gibt bessere Methoden, um die Flut von Nachrichten in den Griff zu bekommen.
von Ingrid Braun
Hunderte E-Mails im Postfach, und es kommen immer mehr dazu. Für viele Berufstätige ist das Alltag und bedeutet Stress. Doch wie behält man den Überblick, ohne etwas zu übersehen und viel Zeit zu verlieren? Die meisten Arbeitswissenschaftler sind sich einig:
E-Mails sollten am Stück abgearbeitet werden und nicht immer wieder zwischendurch. Lässt man sich ständig von der elektronischen Post ablenken, kann man schnell wichtige Aufgaben aus dem Blick verlieren. Geht es nach den Arbeitswissenschaftlern, reicht es vollkommen, wenn man sich dreimal am Tag jeweils 30 Minuten dem Postfach widmet – morgens, mittags und abends zum Beispiel. Dann sollte man sich aber auch die Zeit nehmen und sich um die Nachrichten kümmern – und diese nicht einfach geöffnet im Postfach stehen lassen. Die Experten sind sich sicher: Ein leeres Postfach tut der Psyche gut.
Etwas gegen die «cc»-Plage tun
Grundsätzlich gilt: E-Mails sollten so selten wie möglich angefasst werden. Um das Postfach auszumisten, werden die E-Mails nach Wichtigkeit sortiert, gleich bearbeitet oder einfach ungelesen gelöscht. «Man sollte nur das lesen, was auch mit den eigenen Aufgaben zu tun hat», empfehlen die Experten. Wer zu oft im «cc» aufgeführt ist, sollte aktiv etwas dagegen tun und klären, ob das wirklich nötig ist.
Oft ist ein Telefon die bessere Lösung
Auch bei überflüssigen Newslettern oder Benachrichtigungen von Facebook und Co. sollte man aktiv werden, raten die Fachleute. Die Berufstätigen sind laut Experten für 60 Prozent der eingehenden Mails selbst verantwortlich. Deshalb sollten man sich immer vorgängig überlegen, ob eine Mail unbedingt geschrieben werden muss – oder ob eine Absprache nicht besser per Telefon oder persönlich getroffen werden kann. Auch elektronische Nachrichten an grössere Verteiler sollten gut überlegt sein.
Die Frage, die man sich beim Erstellen und Versenden von E-Mails immer stellen sollte, lautet: Kann der Kreis der Empfänger eingeschränkt werden? Wer viele E-Mails an viele Empfänger schreibt, bekommt auch viele zurück.
Wird beispielsweise eine in wenigen Minuten anstehende Besprechung verschoben oder abgesagt, sollten die Besprechungsteilnehmer vorab telefonisch und nicht nur über E-Mail informiert werden. Dies gewährleistet, dass die Teilnehmer die Information auch wirklich rechtzeitig erhalten.
Kurzes Dankesmail kommt oft gut an
Um E-Mails zu sparen, sollten Berufstätige jedoch nicht per se auf ein kurzes Dankesmail als Antwort verzichten, empfehlen Kommunikationsexperten. Solche Ein-Wort-Mails sind zwar häufig überflüssig, kommen bei vielen Empfängern aber gut an.
Ob man die Nachrichten versendet, kann auch vom Angeschriebenen abhängig gemacht werden. Wenn man weiss, dass derjenige am Tag schon 200 E-Mails bekommt, sollte man das Versenden des E-Mails überdenken.
Ingrid Braun ist Verantwortliche für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei den Trumpf Grüsch Unternehmen
Telefon +41 81 3076 209, Ingrid.braun@ch.trumpf.com
Hunderte E-Mails im Postfach, und es kommen immer mehr dazu. Für viele Berufstätige ist das Alltag und bedeutet Stress. Doch wie behält man den Überblick, ohne etwas zu übersehen und viel Zeit zu verlieren? Die meisten Arbeitswissenschaftler sind sich einig:
E-Mails sollten am Stück abgearbeitet werden und nicht immer wieder zwischendurch. Lässt man sich ständig von der elektronischen Post ablenken, kann man schnell wichtige Aufgaben aus dem Blick verlieren. Geht es nach den Arbeitswissenschaftlern, reicht es vollkommen, wenn man sich dreimal am Tag jeweils 30 Minuten dem Postfach widmet – morgens, mittags und abends zum Beispiel. Dann sollte man sich aber auch die Zeit nehmen und sich um die Nachrichten kümmern – und diese nicht einfach geöffnet im Postfach stehen lassen. Die Experten sind sich sicher: Ein leeres Postfach tut der Psyche gut.
Etwas gegen die «cc»-Plage tun
Grundsätzlich gilt: E-Mails sollten so selten wie möglich angefasst werden. Um das Postfach auszumisten, werden die E-Mails nach Wichtigkeit sortiert, gleich bearbeitet oder einfach ungelesen gelöscht. «Man sollte nur das lesen, was auch mit den eigenen Aufgaben zu tun hat», empfehlen die Experten. Wer zu oft im «cc» aufgeführt ist, sollte aktiv etwas dagegen tun und klären, ob das wirklich nötig ist.
Oft ist ein Telefon die bessere Lösung
Auch bei überflüssigen Newslettern oder Benachrichtigungen von Facebook und Co. sollte man aktiv werden, raten die Fachleute. Die Berufstätigen sind laut Experten für 60 Prozent der eingehenden Mails selbst verantwortlich. Deshalb sollten man sich immer vorgängig überlegen, ob eine Mail unbedingt geschrieben werden muss – oder ob eine Absprache nicht besser per Telefon oder persönlich getroffen werden kann. Auch elektronische Nachrichten an grössere Verteiler sollten gut überlegt sein.
Die Frage, die man sich beim Erstellen und Versenden von E-Mails immer stellen sollte, lautet: Kann der Kreis der Empfänger eingeschränkt werden? Wer viele E-Mails an viele Empfänger schreibt, bekommt auch viele zurück.
Wird beispielsweise eine in wenigen Minuten anstehende Besprechung verschoben oder abgesagt, sollten die Besprechungsteilnehmer vorab telefonisch und nicht nur über E-Mail informiert werden. Dies gewährleistet, dass die Teilnehmer die Information auch wirklich rechtzeitig erhalten.
Kurzes Dankesmail kommt oft gut an
Um E-Mails zu sparen, sollten Berufstätige jedoch nicht per se auf ein kurzes Dankesmail als Antwort verzichten, empfehlen Kommunikationsexperten. Solche Ein-Wort-Mails sind zwar häufig überflüssig, kommen bei vielen Empfängern aber gut an.
Ob man die Nachrichten versendet, kann auch vom Angeschriebenen abhängig gemacht werden. Wenn man weiss, dass derjenige am Tag schon 200 E-Mails bekommt, sollte man das Versenden des E-Mails überdenken.
Ingrid Braun ist Verantwortliche für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei den Trumpf Grüsch Unternehmen
Telefon +41 81 3076 209, Ingrid.braun@ch.trumpf.com
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