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Zeit kann man nicht sparen: Man nutzt sie oder man vergeudet sie

Der optimale Nutzen ergibt sich nicht aus Schnelligkeit, sondern aus der Investition von Zeit in Planung. So werden Effektivität und Effizienz verbessert, um operative Hektik, Stress und Fehlentscheidungen zu minimieren. Eine grosse Bedeutung kommt ebenso der Motivation zu und der Frage, ob eine Arbeit Sinn macht.
Veröffentlicht am 02.10.2020 von Südostschweizjobs.ch
Zeitmanagement
Der optimale Nutzen ergibt sich nicht aus Schnelligkeit, sondern aus der Investition von Zeit in Planung. So werden Effektivität und Effizienz verbessert, um operative Hektik, Stress und Fehlentscheidungen zu minimieren. Eine grosse Bedeutung kommt ebenso der Motivation zu und der Frage, ob eine Arbeit Sinn macht.

von Tony Brechbühl, Spezialist für Performance Management durch Selbstorganisation, Zeitmanagement, Leadership und Motivation 

In Unternehmen ist Leistung das A und O und entscheidet über das Fortbestehen einer Firma und den Erhalt von Arbeitsplätzen. Mit Kennzahlen wird die Performance (oder eben die Leistung) der verschiedenen bereitgestellten Ressourcen gemessen. Die zweitwichtigste Ressource, die Zeit, ist für alle genau gleich gross.
Zeit ist einfach zu messen, ist aber ein schlechter Leistungsmesser. Für die Kalkulation einer Offerte, beispielsweise für eine handwerkliche Leistung, ist die Arbeitsstunde ein guter Richtwert, keine Frage. Geht es aber darum, tatsächlich erbrachte Leistung durch Arbeitszeit zu messen, wird es schwieriger. Wie überzeugt der Rechnungssteller den Kunden, dass die ausgewiesene Arbeitszeit im vollsten Interesse des Kunden genutzt wurde? Zwei Begriffe rücken in den Vordergrund.

Effektivität und Effizienz

Jeder Mitarbeiter und Manager hat in der Regel zu jeder Zeit mehr Arbeit zu erledigen, als er bewältigen kann. Er muss also Prioritäten setzen. Ein extrem banaler Fakt, dem nach wie vor in vielen Firmen nicht genug Beachtung geschenkt wird: Am meisten Zeit steht zur Verfügung, wenn man Dinge nicht tut. In der Regel sind es Dinge, die man gerne tut und sie deshalb nicht opfern will, oder sie werden schon «immer» getan und der Sinn zu wenig hinterfragt. Die Effektivität (die richtigen Dinge tun) hat daher erste Priorität. Die zwei Fragen, die sich hier stellen sind: «Bringt uns diese Tätigkeit näher ans Ziel?» und «Was hat der Kunde davon?». 
Nur wenn die Antworten auf diese beiden Fragen intuitiv einleuchten oder in ein, zwei Sätzen einfach beantwortet werden können, wird die Leistung des Unternehmens dadurch tatsächlich gesteigert.
Als Nächstes richtet sich der Blick auf die Effizienz (die Dinge richtig tun) und die Frage dazu lautet: «Erreiche ich das Ziel mit möglichst wenig Aufwand?» Auch diese Frage hat primär nichts mit Schnelligkeit zu tun, sondern mit Sorgfalt. Es wird viel Geld in den Sand gesetzt, weil unter Zeitdruck Fehler passieren, die im Nachhinein teuer ausgemerzt werden müssen.
Soweit handelt es sich bei der Betrachtung um eine rein rationale Vorgehensweise. Was soll getan werden (und was nicht) und wie wird es ausgeführt. Eine Anfangsinvestition von Zeit, um diese Entscheidungen ohne Zeitdruck richtig zu treffen, setzt bereits einen grossen Teil des brachliegenden Leistungspotenzials einer Unternehmung, eines Teams oder einer einzelnen Person frei. Ein weiteres, grosses und unausgeschöpftes Potenzial ist noch zu betrachten.

Leistungsbereitschaft: die Motivation

Die ganze Planung der Mittel und der Zeit nutzt nichts, wenn nicht die wichtigste Ressource im Unternehmen, der Mensch, die Arbeit auch verantwortungsbewusst und mit Freude ausführt. Die Frage nach dem «warum soll man etwas tun» steht hier im Zentrum. Wie wichtig die Beantwortung dieser Frage ist, kann an folgendem Beispiel erklärt werden. Ein Junge auf dem Sonntagsspaziergang ist zu Tode gelangweilt. Derselbe Junge auf einer Schatzsuche mit den beiden elterlichen Oberpiraten will nicht mehr nach Hause. Diese simple Tatsache kann eins zu eins auf die Interaktionen am Arbeitsplatz übertragen werden.
Veränderungen, wie der Trend zum Homeoffice, werden zunehmen und unsere Fähigkeit, uns anzupassen, wird immer stärker gefordert werden. Zeit- und dadurch das Leistungsmanagement durch Verbesserung von Effektivität, Effizienz und Sinn werden dabei eine entscheidende Rolle einnehmen.

Bild: anncapictours/Pixabay