Wichtige Aufgaben sind selten dringend und dringende selten wichtig

von Tony Brechbühl, Inhaber eines eigenes Beratungsunternehmen und u.a. Senior Advisor bei Rosenberg Strategic Communications 

Beschäftigt man sich mit der Organisation und Priorisierung von Aufgaben, begegnet einem früher oder später die Kategorisierung, die nach dem US-Präsidenten und früheren General Dwight D. Eisenhower benannt wurde. Dabei entscheidet man für jede Aufgabe deren Dringlichkeit und Wichtigkeit. Daraus ergeben sich vier Kategorien von Aufgaben, für die jeweils eine spezielle Vorgehensweise gilt. 

Es ist von grosser Bedeutung, dass man diese Kategorisierung individuell klar definiert: Was erachtet man als dringend und was ist wirklich wichtig – es sind nicht so viele Dinge, wie man meint!

Vom Feuer löschen zur Investition

Es liegt auf der Hand, dass man sich zuerst um die Aufgaben im ersten Feld kümmert. Durch ein gutes Zeitmanagement und Selbstorganisation ist es möglich, diese Aufgaben effektiver und effizienter zu lösen. Entscheidend ist, wie man die so frei gewordene Zeit investiert. 
Ein Beispiel: Alle gehen mehr oder weniger regelmässig zur Dentalhygiene. Es ist nicht dringend, aber es ist wichtig. Man investiert seine Zeit, um keine Zahnschmerzen zu bekommen und sich irgendwann in der Zukunft mit einer teuren und zeitintensiven Wurzelbehandlung herumschlagen zu müssen. Wir stellen also sicher, dass wir in Dinge investieren, damit sie nicht plötzlich dringend werden und dann wesentlich mehr Zeit und Energie kosten würden. Je mehr Zeit zur Verfügung steht, um in wichtige, nicht dringende Aufgaben zu investieren, umso mehr kann man in Zukunft davon profitieren, dass weniger Dinge im Einflussbereich dringend werden und die Handlungsfreiheit einschränken und unnötigen Stress auslösen. 
Ebenso liegt es auf der Hand, dass am meisten Zeit gespart werden kann, wenn man Dinge gar nicht tut. Eine genaue Definition des Feldes «nicht wichtig und nicht dringend» ist deshalb von ebenso grosser Wichtigkeit, sowohl für die Führungskraft, alle Mitarbeitenden wie auch für die Abteilung oder Unternehmung insgesamt. Die Frage: «Hat unser Kunde überhaupt etwas davon, wenn wir das tun?» ist dabei von zentraler Bedeutung.

Falle im Feld «Dringend/nicht wichtig»

Menschen lassen sich gerne und einfach ablenken. Der Hinweiston, wenn eine neue E-Mail oder eine Nachricht über unsere zahllosen installierten Apps ankommt, lässt die meisten automatisch ihre Arbeit unterbrechen und gespannt auf die Nachricht schauen. In der Regel wird jeder Telefonanruf entgegengenommen, egal, womit man gerade beschäftigt ist – und lässt sich so aus konzentrierter Arbeit reissen. Warum also nicht eine klar definierte Zeit für E-Mail-Bearbeitung bestimmen und ab und zu das Telefon auf lautlos schalten? 
Die Zeitinvestition, sich die anfallenden Aufgaben grundsätzlich in diese vier Kategorien aufzuteilen, lohnt sich. Man wird erstaunt feststellen, wie viel Zeit man mit dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben verschwendet. Diese Zeit kann besser investiert werden, um wichtige, nicht dringende Aufgaben nie dringend werden zu lassen.

Tony Brechbühl ist Spezialist für Performance Management und fokussiert auf die Freisetzung der bereits vorhandenen Nutzenpotenziale in der Unternehmung, u.a. durch optimiertes Zeitmanagement und Selbstorganisation. 
Telefon 079 795 28 76
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