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Die Herausforderung Arbeitszeugnis

Arbeitsmarktthemen 18. April 2017
Die Herausforderung Arbeitszeugnis – Wichtige Tipps und Infos - suedostschweizjobs.ch 1
Arbeitszeugnisse sollen aussagekräftig, individuell und arbeitsrechtlich korrekt sein sowie in wenigen Tagen unterschriftsbereit vorliegen. Insbesondere bei Reorganisationen oder Personalabbau häufen sich Zeugnisanträge. Diesen fristgerecht nachzukommen, stellt oftmals eine grosse Herausforderung für Betriebe dar. Passende Tools und entsprechende Fachkompetenz erleichtern die Aufgabe. 
von Othmar Dendorfer

Der Druck auf Unternehmen ist grösser geworden. KMU sind angehalten, mit innovativen Ansätzen und der Digitalisierung Effizienzsteigerungen zu realisieren und Geschäftsmodelle weiterzuentwickeln. Oft jagt ein Veränderungsprozess den nächsten. Von den KMU wird ebenfalls erwartet, professionelle Arbeitszeugnisse zu erstellen – auch von Kleinbetrieben ohne professionelle Personalabteilung. Wenn die Routine fehlt, wird die korrekte Formulierung von Arbeitszeugnissen zur aufwendigen Arbeit. Oft fehlt aber die Zeit für administrative Tätigkeiten, und die Prioritäten liegen woanders. Kommt es zu Verzögerungen, stösst dies beim wartenden Zeugnisempfänger auf Unverständnis.
 
Stellenwert in der Schweiz

In der Schweiz ist das Thema Arbeitszeugnis nach wie vor stark verankert. Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Ausserdem ist die praktische Bedeutung im Bewerbungsprozess ungebrochen hoch. Das Arbeitszeugnis ist eine wichtige Visitenkarte – sowohl für den Bewerber als auch für den Verfasser.
 
Wahrheitspflicht versus Wohlwollen
Ein Spannungsfeld herrscht zwischen Wahrheitspflicht und Wohlwollen. Arbeitsrechtlich wird allerdings die Pflicht zur Wahrheit und Vollständigkeit höher gewichtet. In der Praxis hingegen werden kritische Formulierungen häufig lieber weggelassen, um mühsamen Diskussionen oder rechtlichen Auseinandersetzungen aus dem Weg zu gehen. Auch Codierungen sind in der Praxis immer noch recht verbreitet. Aus rechtlichen Gründen sollte jedoch konsequent darauf verzichtet werden.
 
Erfolgsfaktoren im Zeugnisprozess
Erfahrenes Personal mit hoher sprachlicher Affinität verleiht dem Arbeitszeugnis den nötigen Schliff – dies in der gewünschten Zeugnissprache. Doch oft fehlen in den Betrieben solche Spezialisten. Professionelle Textbausteine sind hilfreich, um Zeit zu gewinnen. Nebst der Personalabteilung spielt der Vorgesetzte eine wichtige Rolle im Prozess. Er liefert die Bewertungen zur Arbeitsleistung sowie weitere wichtige Informationen, wie z. B. die korrekte Aufgabenbeschreibungen. Häufig werden zur Erstellung von Zeugnissen Tools oder Generatoren verwendet, nicht zuletzt aus Effizienzgründen. Auf folgende Aspekte sollte dabei besonders geachtet werden: auf automatisierte Workflows mit klaren Rollen und Verantwortungen, auf Individualisierungsmöglichkeiten, Gewährleistung der CI-/CD-Konformität sowie ein Integriertes Erinnerungsmanagement und die Kommunikation.
Ebenso ein Thema sind die Datensicherheit und -haltung, die Schnittstellentauglichkeit, Cloud-Lösungen/SaaS (Soft-ware as a Service), die Benutzerfreundlichkeit, aber auch die Berücksichtigung von Weiterentwicklungen am Markt. Zusammengefasst sind die folgenden Punkte zentrale ErfoIgsfaktoren, um das Erstellen von professionellen Arbeitszeugnissen zu gewährleisten: Fachkompetenz und Erfahrung beim Thema Arbeitszeugnisse, Kenntnisse der relevanten rechtlichen Rahmenbedingungen und sprachliche Kompetenz – auch in Fremdsprachen. Weiter der Einsatz von professionellen Textbausteinen, die Verwendung bewährter Beurteilungsstandards sowie ein Verzicht auf Codierung.
 
Othmar Dendorfer ist Senior Consultant der Avenir Consulting AG in Chur. Er berät Personalverantwortliche in der Südostschweiz und in Liechtenstein bezüglich integrierter Dienstleistungen und Lösungen im Human Resource Management.

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